ul. 3 Maja 159, 05-800 Pruszków

Niszczenie dokumentów firmowych – Kto musi i jak zrobić to zgodnie z prawem?

Niszczenie dokumentów firmowych – Kto musi i jak zrobić to zgodnie z prawem?
Niszczenie dokumentów firmowych – Kto musi i jak zrobić to zgodnie z prawem?

Zgodnie z RODO obrót, przetwarzanie i niszczenie dokumentów w placówkach publicznych i firmach jest ściśle określone normami. Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo lub zarządzasz placówką, niszczenie dokumentów powinno Cię zainteresować. Sprawdź, czy na Tobie również spoczywa ten obowiązek.

 

Czego się dowiesz:.

  • Kto jest zobowiązany do utylizacji dokumentów.
  • Co grozi za nieprzestrzeganie prawa.
  • Które dokumenty trzeba zniszczyć.
  • Jak utylizować dokumenty.

niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentów – Kogo to dotyczy?

Zgodnie z RODO niszczenie dokumentów to proces, do którego zobowiązane są podmioty publiczne oraz firmy przetwarzające dane osobowe.

Zatem podmioty, takie jak szpitale, szkoły, urzędy czy przedsiębiorstwa gromadzące i wykorzystujące dane osobowe np. do kontaktu są zobowiązane do ścisłego przestrzegania tego zobowiązania pod groźbą kary.

 

Co grozi za nieprzestrzeganie procesu niszczenia?

Zgodnie z RODO nieprzestrzeganie postanowień dotyczących zniszczenia dokumentów upoważnia sąd do nałożenia kary pieniężnej na placówkę. Naruszenie zasad ochrony danych osobowych grozi karą w wysokości 20 mln euro lub 4% obrotu firmy. Prawo to ma na celu ochronę danych osobowych, które znajdują się na różnorodnych dokumentach.

W przypadku reprezentatywnych placówek lub potężnych przedsiębiorstw kara pieniężna to nie wszystko. Wyciek danych osobowych może doprowadzić do utraty zaufania klientów, które buduje się przez lata. Taki obrót spraw niekiedy może być jeszcze bardziej dotkliwy niż kara pieniężna. 

Obowiązek niszczenia dokumentów – O jakie papiery chodzi?

Pod utylizację podlegają przede wszystkim dokumentu nieaktualne – te, których data ważności minęła.

Oczywiście nie jest tak, że każdy dokument można zniszczyć w tym samym czasie. Ważność dokumentów księgowych jest inna niż np. dokumentów o pracownikach czy płacach w ostatnich latach.

Oto terminy ważności niektórych dokumentów:.

  • księgi rachunkowe – 5 lat
  • zarządzenia, rozporządzanie i inne wytyczne dotyczące funkcjonowania szkół – 25 lat
  • dokumentacja określająca zasady organizacji nauki zawodu – 10 lat

Niszczenie dokumentów księgowych

Poza księgami niszczenie dokumentów księgowych spoczywa również na:

  • kartach wynagrodzeń pracowników i podobnych dokumentach
  • dokumentacji dotyczącej środków trwałych w budowie oraz przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości
  • dokumentacji inwentaryzacyjnej

Dokumenty te zawierają bowiem wiele wrażliwych danych osobowych pracowników i klientów, stąd firma musi przechowywać je minimum 5 lat. Po tym czasie zobowiązana jest wdrożyć proces niszczenia dokumentów.

Niszczenie dokumentów papierowych w firmie – Kiedy można je utylizować?

Niszczenie dokumentów zawierających dane dla urzędu skarbowego jest możliwe dopiero po 5 latach przechowywania (liczonych od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania).

Oznacza to, że takie dokumenty jak faktury, rachunki, deklaracje roczne PIT, VAT czy ewidencje np. przebieg firmowych pojazdów przed zniszczeniem należy przechowywać minimum 5 lat.

Przykład:

Dokumenty obejmujące dokumentację do 2015 roku można zniszczyć dopiero w 2022 r. W przypadku dokumentów do urzędu skarbowego za rok 2016, których termin minął z końcem roku podatkowego tj. 30.04.2017 – dokumenty należy zachować do końca roku kalendarzowego tj. 2022.

Zlecenie niszczenia dokumentów w przypadku dokumentacji ZUS można zrealizować po 5 latach od daty złożenia dokumentu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Bezpieczeństwo danych – Jakie jeszcze dokumenty należy utylizować?

Warto podkreślić, że nie tylko dokumenty służące do rozliczeń są określane terminowo w kontekście utylizacji.

Innymi są:

  • dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2 roku życia – 22 lata
  • dane do monitorowania krwi i jej składników po śmierci pacjenta na skutek uszkodzenia ciała – 30 lat

niszczenie dokumentów

Proces niszczenia dokumentów – Na czym polega?

Choć utylizacja lub inaczej niszczenie można rozumieć poprzez zgniecenie kartki, lub przedarcie jej wpół i wyrzucenie do kosza, to jest to błędne podejście.

Dane z takiego dokumentu można łatwo odtworzyć. Ważne jest więc to, aby wdrożyć bezpieczne i profesjonalne niszczenie dokumentów.

Magazynowanie ich również nie ma sensu, ponieważ takie dane o wiele łatwiej wykraść.

Profesjonalne niszczenie dokumentów – Przebieg procesu

Bezpieczne niszczenie dokumentów to zupełnie co innego, niż po prostu przedarcie kartek i wrzucenie ich do śmietnika. Jest to proces, który wymaga podejścia kompleksowego. Co to oznacza?

Że do zniszczenia należy użyć profesjonalnej niszczarki, a po jego wykonaniu sporządzić protokół zniszczenia oraz wygenerować potwierdzenie Karty Przekazania Odpadów. To słuszna droga, ponieważ spełnia ona wszelkie ramy bezpieczeństwa danych osobowych, jak i jest zgodna z normami utylizacji odpadów.

Bezpieczne niszczenie dokumentów – Protokół

Dokumentem potwierdzającym poprawność procesu niszczenia dokumentów jest protokół. To druk, który zawiera takie informacje, jak

  • numer
  • data niszczenia
  • przyczyna
  • ilość zniszczonych towarów
  • podpis osoby sporządzającej potwierdzenie

Usługi niszczenia dokumentów – Green Recycling

Proces niszczenia realizowany jest w specjalnie przygotowanym do tego pomieszczeniu. Dokumenty niszczone są metodą mechaniczną, dzięki czemu całość jest w pełni bezpieczna, a cały proces podlega stałemu monitoringowi.

Nasi pracownicy posiadają odpowiednią wiedzę oraz uprawnienia do tego, by przeprowadzić proces w pełni profesjonalnie, dzięki czemu możesz być pewien usług najwyższej jakości.

Usługi niszczenia w Green Recycling – Czego możesz się spodziewać po współpracy?

Niszczenie dokumentów odbywa się w specjalnie przystosowanym do tego pomieszczeniu, które usprawnia przebieg procesu, jak i zwiększa bezpieczeństwo danych osobowych. W ramach usługi niszczymy dokumenty, jak i nośniki danych.

Oferta niszczenia dokumentów – Jak to u nas wygląda?

W ramach współpracy możesz oczekiwać:

  • przejrzystej współpracy
  • bezpieczeństwa od momentu oddania dokumentów, aż do ich utylizacji
  • niszczenia dokumentów zgodnie z nurtem eko (papier poddawany jest recyklingowi)
  • sprawności działania – dokumenty możemy odebrać bardzo szybko po otrzymaniu zlecenia
  • jawności – cały proces możesz osobiście kontrolować

Kompleksowe niszczenie dokumentów – Przebieg procesu w Green Recycling

Przeprowadzenie procesu niszczenia to kilkuetapowa praca, w ramach której otrzymujesz:

  • odbiór dokumentów
  • ważenie dokumentów zawierających dane osobowe/wrażliwe
  • niszczenie dokumentów zgodnie z zasadami bezpieczeństwa rodzimego i europejskiego prawa 
  • utylizacja i recykling, które zwiększają bezpieczeństwo niszczenia danych
  • sporządzenie protokołu z procesu niszczenia 

Mobilne niszczenie dokumentów

W ramach współpracy masz możliwość skorzystania z opcji mobilnego niszczenia dokumentów. Polega to na tym, że w wyznaczonym przez Ciebie terminie i miejscu odbieramy dokumenty, przewozimy je do naszych pomieszczeń spełniających wymogi procesu niszczenia i dokonujemy utylizacji. Nasze działania zorientowane są na ochronę planety, więc chętnie pomożemy Ci również lepiej zagospodarowywać innymi odpadami firmowymi.

Więcej na temat zoptymalizowanej gospodarki odpadami dowiesz się z wpisu: Odpady przemysłowe, z którego dowiesz się jak je utylizować.

Usługi niszczenia najwyższej jakości

Utylizację warto, więc zlecić profesjonalistom. W Green Recycling używamy specjalnych maszyn do cięcia papieru, które zgodnie z normą DIN-3 niszczą dokumenty do stanu, z których odczytać można jedynie pojedyncze litery. Kolejno dokumenty trafiają w formie sprasowanych paczek do recyklingu. To najbezpieczniejsza forma utylizacji dokumentów.

niszczenie dokumentów

Podsumowanie

Prowadzisz firmę lub zarządzasz placówką publiczną? Przemyśl kwestię utylizacji dokumentów. To pozwoli Ci uniknąć wielu nieprzyjemności.

Zleć utylizację dokumentów zgodnie z normą DIN-3 w Green Recycling. Zadzwoń +48 791 735 888.

 

Porozmawiajmy o współpracy